e-İrsaliye ne işe yarar?

Dijitalleşmenin ve elektronik hizmetlerin giderek daha yaygın bir hâle gelmesi, işletmelerin belgeleme süreçlerini çok daha verimli ve hızlı bir biçimde gerçekleştirmesine olanak tanır. Dijitalleşen belgeler arasında en ön plana çıkanlardan birisi de firmaların sıklıkla kullandığı e-İrsaliye hizmetidir.

e-İrsaliye, bir nevi dijital sevk irsaliyesidir. Fiziksel irsaliyelerin yerine geçen bu belge, dijital bir biçimde üretilir, iletilir ve saklanır. Elektronik ortamda düzenlenip iletilen bu belgenin hukuki geçerliliği, fiziksel irsaliye ile aynıdır. Dolayısıyla firmalar, e-İrsaliye sayesinde hiçbir fiziksel belgeye ihtiyaç duymadan işlem yapabilir.

İşletmeler, e-İrsaliye işlemlerini gerek Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesi üzerinden gerek çeşitli entegratörler aracılığıyla gerçekleştirebilirler. Bu işlemler, fiziksel sevk irsaliyelerinin aksine alıcıya anlık olarak iletilir ve uzun bekleme sürelerine tabi değildir. Ayrıca e-İrsaliyenin arşivlenmesi, düzenlenmesi ve iptali gibi çeşitli işlemler de yine dijital platformlardan yapılır.

Türkiye’nin e-Dönüşüm sürecine dahil olan e-İrsaliye, 487 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe girmiştir. Bu kanuna göre işletmelerin yaygın olarak kullandığı sevk irsaliyesi belgesi; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik formatta düzenlenebilir, iletilebilir ve ibraz edilebilir.

e-İrsaliye kullanma avantajları nelerdir?

e-İrsaliye kullanmak, çok sayıda avantajı da beraberinde getirir. Bunların başlıcalarını şöyle sıralamak mümkündür:

İşlem hızı: e-İrsaliye, yüksek işlem hızı sayesinde bilginin şirketler arasında çok daha hızlı iletilmesine olanak tanır. Böylece iade, kabul veya ret gibi süreçler daha hızlı bir şekilde sonuçlanabilir.

Kolay düzenleme: Fiziksel sevk irsaliyelerinin aksine e-İrsaliye daha kolay bir biçimde yeniden düzenlenebilir. Böylece, herhangi bir hata veya işlem iptali durumunda saniyeler içerisinde gerekli düzenlemeler yapılabilir.

Verimlilik artışı: Çeşitli iş süreçlerinin hızlandırılmasını sağlayan e-İrsaliye, işletmelerin verimliliğini arttırır. Bu sayede firmalar, gerçekleştirdikleri işlemleri çok daha hızlı ve etkili bir biçimde sonuca ulaştırabilir.

Düşük maliyet: e-İrsaliye kullanımı; irsaliye basım, arşivleme ve kargolama giderlerini büyük ölçüde düşürerek firmanın kaynak tasarrufu yapmasını sağlar.

Dijital arşiv avantajı: Fiziksel arşivlerin aksine dijital arşivler çok daha uzun ömürlü kullanım sunar. Dijital arşiv olanağı sayesinde firmalar, irsaliyelerini sanal bir ortamda saklayarak fiziksel arşiv tutma ihtiyacından kurtulur.

Doğa dostudur: e-İrsaliye sisteminin bir diğer avantajı ise doğa dostu bir çözüm olmasıdır. Dijitalleşme, kâğıt israfının önüne geçer ve basım süreçlerinde ortaya çıkan atıkları azaltır.

Görüleceği üzere e-İrsaliye sistemine geçiş yapmak, özellikle çok sayıda mal gönderimi yapan firmalar için pek çok avantaja sahiptir. Geliştirilen e-İrsaliye entegratörler ise bu alandaki dijitalleşmeyi hızlandırır. Her ölçekten firmanın rahatlıkla kullanabileceği dijital irsaliye uygulamaları sayesinde firmaların tüm işlemleri daha hızlı, verimli ve etkili bir şekilde sürdürülebilir.