E-arşiv fatura, işletme faturalarınızı dijital ortamda düzenleyip saklamanızı sağlayan sistemdir. Kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırarak maliyetleri düşürür ve işlemleri hızlandırır.
Dijital dönüşümle birlikte tüm iş süreçleri değişmeye başladı. Bu nedenle işletmenizin dönüşüme ayak uydurması için fatura işlemlerinin de daha hızlı ve güvenli olması gerekir. E-arşiv fatura kesme, kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırarak şirketinizin maliyetlerini düşüren ve işlemleri dijital ortamda kayıt altına alan sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) belirlediği koşullara göre düzenlenen e-arşiv faturalar işletmenize pek çok avantaj sunarken müşterilerinizin de memnun olmasını sağlar. Peki e-arşiv fatura nasıl kesilir? Gelin, vergi yükümülüklerinizi yerine getirme konusunda kolaylıklar sunan e-arşiv fatura sistemine birlikte göz atalım.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, dijital formatta olup yine dijital ortamda saklanan faturadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen mevzuatlara uygun olarak oluşturulan sistem, temel olarak fatura ibraz ve raporlama süreçlerini dijitalleştirir. Kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-arşiv fatura, kağıt tasarrufu sağlarken aynı zamanda işletmenize maliyetten tasarruf etme imkânı sunar. Yani sistemin temel amacı, fatura kesme, saklama ve iletme süreçlerini daha düzenli ve verimli hale getirmektir. Aynı zamanda fatura kayıplarının önünü geçerek işletmelerin muhasebe ve vergi planlamasını daha etkin şekilde yapmalarına yardımcı olur.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-arşiv fatura kesmek istediğinizde ilk olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yöntemlere uygun hareket etmeniz gerekir. Çünkü tüm süreç GİB tarafından yönetilir ve onaylanır. Hatalı bir işlem fatura sürecinizi baltalayarak bazı yaptırımlarla karşılaşmanıza neden olabilir. E-arşiv fatura kesebilmek için işletmenizin GİB e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. Aşağıdaki basit adımları takip ederek e arşiv faturası oluşturabilir, aynı zamanda vergi planlamanızı düzenli şekilde yapabilir, muhasebe süreçlerini kolaylaştırabilirsiniz:
Kaydınızın ardından gerekli olan diğer şey ise entegrasyon için yazılım edinmektir. E-arşiv faturalarını oluşturmak için ya GİB Portalı, özel entegratör firmalar ya da işletmeye özel geliştirilen yazılımları kullanabilirsiniz.
Yazılıma sahipseniz e arşiv fatura oluşturmak için müşteri bilgileri, fatura tarihi, mal veya hizmet bilgileri gibi zorunlu alanlar eksiksiz doldurmalısınız.
Fatura, belirlenen formatta oluşturulduktan sonra GİB tarafından onaylanarak resmiyet kazanır.
Siz de kesilen e-arşiv faturayı, PDF formatında e-posta yoluyla müşteriye gönderebilirsiniz. Kayıt altına alındığı için sistem üzerinden her an erişim sağlanabilmektedir.
E-Arşiv Faturanın Avantajları
E-arşiv fatura sistemine geçerek öncelikle vergi planlamamalarınızı kolaylaştırabilirsiniz. Çünkü faturaların dijital ortamda saklanması, vergi denetimlerini kolaylaştırır ve hataları minimize eder. Her faturaya dilediğiniz zaman ulaşabilir, vergi hesaplamalarında oluşabilecek hataları minimize edebilirsiniz. Öte yandan dijitalleşmenin getirdiği özellik olarak kağıt, baskı ve kargo masraflarınız ortadan kalkar. Kağıt dosyalar arasında aramak yerine arşivlenen faturaları istediğiniz zaman kolayca görüntüleyebilirsiniz.
Çevreci yaklaşımı da destekleyen e arşiv fatura, kağıt israfını engelleyerek çevreye duyarlı bir sistem sunar. Siz de işletmenizi daha sürdürülebilir şekilde yönetmeye devam edebilirsiniz. Yükümlülükleriniz söz konusu olduğunda ise e arşiv fatura Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen prosedürlere uyum sağlamanız için iyi bir yöntemdir. Kısaca e-arşiv fatura sistemi, işletmenizin modern muhasebe sistemlerine adapte olmasını kolaylaştırırken finansal planlama açısından da büyük avantajlar sunar.
Kimler E-Arşiv Kullanmaya Uygundur?
E-Arşiv Uygulaması, dijitalleşmeye geçiş yapmak isteyen işletmelere vergi işlemlerinde hız, pratiklik ve tasarruf sağlayan bir platformdur. Hem vergi mükellefleri hem de mükellef olmayan işletmeler için çeşitli faydalar sunan sistemi kullanabilmek için bazı şartlar bulunur. Ancak e arşiv kullanmaya, belirli şartları taşıyan işletmeler zorunlu olarak başlayabilirken bazı işletmeler de isteğe bağlı olarak sisteme geçiş yapabilir. E-fatura kullanma zorunluluğu olan kurumlar ise şunlardır:
Vergi mükellefi olan işletmeler, 2.000 ₺ üzeri fatura kesenler.
Vergi mükellefi olmayan işletmeler, 5.000 ₺ üzeri fatura kesenler.
Dijital olarak ürün satışı yapan ya da hizmet veren işletmeler.
Yukarıdaki kriterlere uymuyor ancak dijitalleşmeye geçiş yapmak istiyorsanız isteğe bağlı olarak e-arşiv sistemine başvurabilirsiniz.
Orka Bilgisayar, e-arşiv fatura sistemiyle işletmenize dijitalleşme avantajı sunar. Hızlı, güvenli ve verimli fatura yönetimi için hemen iletişime geçerek süreçlerinizi kolaylaştırmaya başlayabilirsiniz.
