GİB e-Arşiv fatura nedir? Başvuru ve kullanım süreci

GİB e-Arşiv Fatura, mal veya hizmet satışlarının elektronik ortamda kayıt altına alınarak fatura edilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem mali kayıtların daha etkin bir şekilde yönetilmesine olanak tanır. e-Arşiv faturalar elektronik ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır.

e-Arşiv fatura kullanabilmek için öncelikle GİB’in e-Fatura sistemine kayıtlı olmanız gerekmektedir. Sisteme kayıtlı olan mükellefler, e-Arşiv fatura düzenleme yetkisi almak için GİB’e başvuruda bulunmalıdır.

Ayrıca mükelleflerin e-Arşiv fatura düzenleyebilmek için muhasebe veya ERP sistemlerini GİB’in e-Fatura sistemine entegre etmeleri gerekmektedir. Bu entegrasyon genellikle yazılım firmaları aracılığıyla yapılır. Sistem entegrasyonu tamamlandıktan sonra e-Arşiv fatura oluşturulabilir ve müşterilere gönderilebilir. Faturalar GİB’in sistemleri üzerinden elektronik olarak iletilir ve saklanır.

e-Arşiv faturalar, yasal olarak belirlenen süre boyunca elektronik ortamda saklanmalıdır. GİB bu faturalara her zaman erişim sağlayabilir ve denetim yapabilir. Ayrıca düzenlenen faturalara ilişkin raporlar da GİB’e düzenli olarak iletilmelidir.

GİB e-Arşiv fatura sistemi kimler için gereklidir?

GİB e-Arşiv fatura sistemi, özellikle bireysel müşterilere mal veya hizmet satışı yapan işletmeler için gereklidir. Ayrıca yurt dışına mal veya hizmet satışı yapanlar ile serbest meslek makbuzu yerine fatura düzenlemek isteyen serbest meslek erbapları da gib e arşiv fatura sistemini kullanır. 

e-Fatura kullanan işletmeler ise isteğe bağlı olarak e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Ancak nihai tüketiciye satış yapmayan işletmeler için e-Arşiv fatura kullanma zorunluluğu yoktur. Bu sistem, özellikle perakende satış yapan işletmelerin fatura süreçlerini kolaylaştırır.

GİB e-Arşiv fatura geçiş sürecinde dikkat edilmesi gerekenler

GİB e-Arşiv fatura sistemine geçiş sürecinde, öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı olunması gerekir. Muhasebe veya ERP sisteminin GİB’in e-Fatura sistemine entegre edilmesi de önemlidir. Sistemin doğru çalıştığından emin olmak için test süreci atlanmamalıdır. Faturalar oluşturulurken müşteri bilgileri ve fatura içeriği eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmelidir. 

Öte yandan faturaların elektronik ortamda saklanması ve yasal süre boyunca muhafaza edilmesi de zorunludur. GİB’in belirlediği raporlama yükümlülükleri de zamanında yerine getirilmelidir. Bu süreçte mevzuat değişiklikleri takip edilmeli ve gerektiğinde bir mali müşavirden destek alınmalıdır.